Echallens

Un Manuel pour classer
les documents des communes vaudoises
 

Membres de l'AVA

Cristina Bianchi, Fabienne Chatelan, Catherine Guanzini, Salomé Rohr

L’association vaudoise des archivistes (AVA) présente un manuel pratique de gestion des documents. Comment mettre en place les principes de Records management dans les communes vaudoises. Ce travail est une adaptation du guide de gestion des documents créé en 2009 pour Médecins Sans Frontières Suisse à l’occasion du travail de bachelor de Salomé Rohr.

Quand on parle de records management de quoi parle-t-on ? De la gestion des records littéralement enregistrements. Ce sont tous les documents que vous recevez et produisez dans le cadre de vos activités et que vous ne jetez pas immédiatement dans la corbeille à papier, car ils ont une valeur de preuve. Ils concernent une affaire ou un projet.

Les communes vaudoises produisent et reçoivent des documents électroniques et papier. « Ce manuel, illustré par des exemples tirés des communes, propose des outils afin de mieux classer et conserver les documents à court et moyen terme. Il permettra de résoudre les problèmes en matière de gestion des documents dont le but ultime à long terme est la conservation légale et patrimoniale de l’information », explique Salomé Rohr, bibliothécaire à la Haute école de gestion de Genève et membre de l’AVA. Cet ouvrage est un préalable indispensable à la mise en place d’une GED (gestion électronique des documents). Il est essentiel de régler en premier lieu les questions de classement et de conservation avant de penser au déploiement d’une solution électronique.

Le manuel contient des fiches qui peuvent aider les gestionnaires de documents à se conformer aux normes et lois existantes en matière de gestion des documents, archivage, transparence et droits d’accès : ISO 15489 sur le Records management, LInfo, LArch. Rédaction du manuel est le fruit d’un groupe de travail composé de Salomé Rohr, bibliothécaire à la Haute école de gestion de Genève, Cristina Bianchi, archiviste de la ville de Pully, Fabienne Chatelan, archiviste communale de Morges et présidente de l’AVA et Catherine Guanzini, archiviste de la ville d’Yverdon-les-Bains. Le manuel peut être obtenu auprès de l’AVA www.archivistes.ch ou avaarchivistes.ch. Il existe également en version PDF.

L’AVA est composée de 262 membres dont 20 membres collectifs institutions, 153 communes, 87 membres individuels, 1 étudiant et 1 membre d’honneur. Son budget 2012 montre une capacité d’action de CHF 10000.- et son projet majeur au niveau des communes vaudoises et le Panorama2. Une opération pour faciliter la gestion des inventaires dans les communes vaudoises. Chaque année elle organise un cours de paléographie ouvert à tous.

En cas de fusion de communes, il est important de gérer le transfert des documents appartenant aux différentes communes vers la nouvelle commune. Pour vous aider consulter la fiche 14 du Guide pour les fusions de communes : https://www.vd.ch. Une fois les transferts effectués, gérer les documents de la nouvelle commune à l’aide du manuel. A l’Université de Lausanne il existe un Centre de numérisation ouvert à tous. C’est un service ouvert aux communes.

Salomé Rohr

Dany Schaer

Paru dans le Journal de Moudon et l’Echo du Gros-de-Vaud, juin 2011